Relatórios de vendas: como extrair dados valiosos

Contar com bons relatórios de vendas não significa que obrigatoriamente bons insights serão extraídos deles, pois isso depende de como eles são utilizados operacional e gerencialmente e de que maneira eles serão compartilhados entre as partes envolvidas no processo comercial.

Portanto, o assunto deve receber atenção do início ao fim, não tratando a obtenção e o uso dos dados como tarefa única, simplificada e secundária.

A seguir, abordaremos as melhores formas de contar com reportes valiosos e como aplicar eles da melhor maneira na gestão do setor.

Obtendo os indicadores

Primeiramente, precisamos nos preocupar com a forma pela qual os relatórios serão obtidos, pois isso influencia diretamente na qualidade e na abrangência que eles terão. Além disso, a maneira de obtenção pode dar mais ou menos segurança para o critério de exatidão dos dados que serão visualizados.

Extrair os insights de um sistema de vendas é a melhor opção para a tarefa, pois esse tipo de solução conta com recursos específicos focados em entregar informações relevantes sobre o processo comercial e as negociações desenvolvidas. Junto a isso, o sistema ainda centraliza as tarefas da equipe e as padroniza, que são fatores importantes para a manutenção da eficiência do trabalho.

As funcionalidades do software de força de vendas ainda permitem personalização de relatórios de vendas e controle de acesso para diferentes usuários, recursos que ajudam o gestor a obter dados mais específicos e compartilhá-los com os demais envolvidos.

Outra opção é contar com uma solução centrada direta e somente em coleta, organização e exibição de indicadores do comercial, algo recomendado para quando a empresa já tem outras soluções para seu comercial e/ou não quer que a estrutura do setor mude, porém necessita de qualificação na obtenção e no uso de dados para a tomada de decisão. Então, essa ferramenta pode ser integrada, via API ou outro mecanismo, com as demais utilizadas, sejam elas CRM, ERP, automação de marketing ou outra tecnologia.

Como opções menos seguras e produtivas temos a emissão de reportes de diversas ferramentas utilizadas, com a análise individualizada delas e cruzamento manual de dados separados, e a montagem de planilhas manuais, como as feitas em Excel. Falamos que são opções menos seguras não apenas por serem menos produtivas para o dia a dia, mas por facilitarem que algum número seja esquecido ou equivocadamente calculado em trabalhos manuais.

Personalizando os relatórios de vendas

Tendo escolhido sua ferramenta, deve escolher a forma mais simplificada, abrangente e prática de personalizar os relatórios ou os dashboards gerados por ela. Ou seja, fazer com que os usuários consigam visualizar mais fácil e rapidamente o que precisam para ter percepções corretas acerca de questões gerenciais e operacionais.

Então, detalhes não fundamentais podem ser excluídos, assim como números sem relevância e que não ajudam na identificação de um resultado importante ou um fato sobre o trabalho do departamento. E os diferentes usuários devem contar com diferentes visualizações, próprias para as necessidades de suas funções. Por exemplo, a personalização para a equipe de campo pode ser mais voltada a aspectos das rotinas, enquanto para você, gestor, faz mais sentido ampliar os indicadores a pontos que ajudam na tomada de decisão sobre a alocação de recursos, de profissionais e de processos.

Cruzando dados

Muitas vezes indicadores observados individualmente não dão respostas completas, pois toda tarefa envolvida no processo comercial é influenciada por outra anterior e influencia uma posterior. Daí a importância de ver dados de maneira cruzada, conjunta.

Por exemplo, em determinado mês houve um salto no volume de negócios, o que diretamente indica bom desempenho dos vendedores. Mas junto a isso pode-se visualizar que os leads desse período também foram melhor qualificados, ou mais rapidamente qualificados e inseridos na abordagem comercial. Com esse cruzamento fica evidente que mudanças feitas obtiveram sucesso ou ações testadas nesse período devem ser efetivadas. E se nada disso ocorreu, cabe uma análise desse ciclo para entender o que foi feito de diferente, mesmo não planejado, e tem de ser padronizado.

Envolvendo os relatórios de vendas em decisões e análises

As decisões e avaliações podem não ser engessadas e automatizadas com base nos reportes, mas os dados devem sempre ser utilizados nesses momentos como base tanto para decisões quanto para constatações, configurando uma gestão orientada por dados.

Acima demos um exemplo que ilustra bem a capacidade de os indicadores serem ferramentas gerenciais e de entendimento do ambiente interno. Eles podem ajudar o gestor a ver o que aconteceu, entender os motivos pelos quais ocorreu, perceber as implicações do ocorrido, comparar com outros períodos e até projetar um período futuro de curto prazo com base na decisão tomada conforme as respostas obtidas.

Além de fazer com que o trabalho seja mais seguro para o responsável, o torna mais produtivo, pois menos tempo é demandado para que ele colete informações e reflita sobre elas para compreender os acontecimentos e resultados do setor.

A partir disso, você pode contar com mais percepções sobre o planejamento comercial e até mesmo se deparar com problemas ou resultados positivos que de outras formas, sem orientação profunda por dados, não seriam vistos. Consequentemente, pode inovar nas estratégias para manter o bom desempenho da equipe e aumentar os resultados com o passar do tempo.

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