Por que integrar um módulo de indicadores de vendas ao ERP?
Um módulo de indicadores de vendas, em primeira análise, é uma ferramenta especializada em coleta e organização de dados sobre o comercial. Mas o fato é que a utilidade dessa tecnologia vai além e entrega outros benefícios, inclusive para departamentos diferentes.
Ou seja, a estratégia de vendas pode ser qualificada e melhor gerenciada e simultaneamente outras qualificações podem ser feitas dentro da empresa, como melhoria de comunicação entre setores e automação de processos relacionados.
Entenda agora por quais motivos sua empresa deve integrar esse tipo de módulo ao seu sistema de gestão.
Cada envolvido tem melhor visão dos dados
Um dos recursos de um módulo de indicadores é o de emitir relatórios e dashboards personalizados, cada uma com gama de dados de diferentes naturezas (operacionais, de resultados, gerenciais). Isso vai ao encontro dos tipos de profissionais envolvidos e interessados no processo comercial: equipe de vendedores, gestor do setor e membros da diretoria.
Então, podem ser projetados reportes relacionados diretamente à rotinas diárias, que o gestor irá visualizar mas também serão compartilhados com a equipe de campo, que tem de entender como o trabalho está andando, no que está acertando e errando e quais movimentos precisa ou pode fazer para otimizar os avanços do dia a dia.
Enquanto isso, outro conjunto de informações pode servir somente para o responsável pelo departamento avaliar seus profissionais e tomar decisões sobre eles e tarefas, focado em indicadores de natureza gerencial apenas.
Por fim, outro relatório específico pode servir para a demonstração de resultados à diretoria, que se importa sim com os processos e outros fatores, mas encarregam o gestor comercial de tais responsabilidades e visualizam relatórios que diretamente sintetizam resultados, receitas e lucros por período.
Os dados ficam centralizados um módulo de indicadores de vendas
A importância de ter KPIs centralizados no módulo de indicadores é poder contar com eles a qualquer momento e rapidamente, com a segurança de que estarão exatos, sendo confiáveis, compreenderão as mais variadas etapas do processo de vendas, mesmo que ele seja complexo e de ciclo longo.
Isso evita que números e outros registros sejam esquecidos ou perdidos quando dispersos entre diferentes ferramentas e até planilhas de preenchimento manual. Consequentemente, facilita a visualização dos dados, tornando-os mais eficientes para tomada de decisões importantes que eles devem embasar.
A empresa como um todo é beneficiada
Como estamos falando de integração, nos referimos a relacionar um módulo com outros, utilizados por demais setores, consequentemente relacionando também tarefas e dados intersetoriais. Daí que surgem os benefícios que saem do comercial e permeiam o negócio.
Setores como de produção e logística, por exemplo, ficam com dados comerciais à disposição tanto para planejar as entregas no presente quanto para projetar demandas futuras. Ao mesmo tempo, departamentos como fiscal e administrativo podem receber os dados de vendas em tempo real para proceder com suas tarefas de faturamento e emissão de notas fiscais e outros fatores burocráticos necessários à finalização dos negócios.
Mais transparência
Quanto mais informação, e bem detalhada, gestores e diretores têm à disposição, melhor podem controlar o que ocorre dentro do negócio e os rotinas rodam com mais transparência no dia a dia e em momentos específicos e periódicos.
Por consequência, o ambiente fica prevenido contra desvios e más práticas, mantendo-se também mais éticos, padrões de comportamento que são influenciados pela transparência corporativa. Um exemplo disso é a clareza com a qual todos os envolvidos nas vendas acompanham a definição e o atingimento das metas, sem dúvidas sobre eles ou interferência indevida nos registros deles.
Menos custos e colaboração entre os profissionais
Algo que as informações sobre um processo comercial fazem é demonstrar mais facilmente a influência que algumas tarefas têm sobre outras. Isso gera senso de trabalho em equipe e de responsabilidade individual sobre o todo, o que faz com que o trabalho seja melhor executado e a colaboração seja mútua. A consequência disso é uma equipe mais eficiente e produtiva.
Quanto à redução de custos, se dá pelo aumento de produtividade e eficiência, que permite a realização de mais trabalho, melhor concluído, em menos tempo e melhor aplicação dos recursos financeiros e tecnológicos. Além disso, pode acontecer também o aumento de lucro, ainda mais positivo que a queda dos custos, pelos motivos que acabamos de citar devido ao fechamento de mais negócios.
Um cenário que ajuda a diminuir despesas e aumentar receita, ainda em referência aos fatores de eficiência e produtividade, é aquele no qual os profissionais se ocupam menos de tarefas manuais e repetitivas e podem focar mais em atividades estratégicas e valiosas. Isso quer dizer, em hipótese, que no tempo que vendedores e o gestor estariam reunindo KPIs e fazendo cálculos podem estar revisando ações de abordagem e planejando a melhor forma de inserir contas-chave no processo.
Definição mais coerente de metas
Escolher metas e a periodicidade delas é algo estritamente estratégico, mas precisa ser feito de forma adequada tanto para não frustrar superiores e equipe pelo não alcance de objetivos irreais quanto para não desperdiçar recursos e capacidade em metas muito baixas. E são os dados, com detalhes, que evitam decisões menos acertadas nesse sentido.
Qual percentual de vendas pode ser aumentado? Dentro de qual período? Com mudanças em quais processos e por quais motivos? O que está travando uma possibilidade de crescimento? Todas essas respostas podem ser obtidas em indicadores individuais e em números conjuntos cruzados.
Aliás, podemos ajudá-lo mais com esse assunto especificamente também, além do que já citamos sobre a relação entre relatórios do módulo de indicadores e objetivos. Leia como definir boas metas e batê-las.
