Dados de vendas: utilizar planilhas ou automatizar a gestão?

Muitas empresas ainda gerenciam seus dados de vendas, e os utilizam em análises e tomada de decisões, por meio de planilhas. E por terem costume, comodidade, com esse método de trabalho, em várias vezes há resistência em sair das planilhas para uma solução mais qualificada de coleta e organização das informações. Mas afinal, vale a pena utilizar planilhas ou automatizar a gestão?

Por isso, vamos abordar as diferentes formas de gerenciar os indicadores para ajudá-lo a compará-las e ver como esse trabalho gerencial pode ser melhorado. Para tanto, analisaremos pontos como:

• facilidade de uso para diferentes profissionais;
• compartilhamento da informação;
• taxa de atualização de números e resultados;
• exatidão dos números;
• comunicação com outros setores;
• nível de segurança de acessos e da informação.

Uso das planilhas para dados de vendas

As planilhas de Excel permitem uma boa organização e suas fórmulas ajudam em realização de cálculos, criação de gráficos e formas de organização das informações e de seus resultados. Mas elas precisam ser alimentadas manualmente, com a digitação dos números, o que facilita a ocorrência de erros e imprecisões, riscos sempre associados à lida manual com grande volume de números.

Além disso, a inserção manual dos registros, por depender que alguém interrompa outros trabalhos para digitar, dificulta a atualização em tempo real das planilhas e gera mais trabalho para a equipe. E como tarefa dependente de atenção humana e que envolve diversos números, qualquer esquecimento pode afetar os resultados obtidos.

Para utilizar as formas, é preciso ter algum conhecimento técnico de configuração das planilhas. Se não houver alguém na equipe com tal conhecimento, as ferramentas de otimização das planilhas não são utilizadas e ainda mais funções manuais de cálculo, organização, cruzamento de dados e segmentação precisam ser feitas.

Outro problema que pode ocorrer é a confusão de versões de uma planilha. Enquanto um profissional pode estar vendo a versão desatualizada, recebida por e-mail anteriormente, quem fica a cargo de atualizar o documento pode estar vendo uma versão mais recente, com resultados diferentes, quando todos da equipe devem estar a par dos resultados corretos.

Automação da gestão de dados de vendas

A primeira vantagem de automatizar a gestão dos dados em um sistema de vendas é não precisar digitar as informações e tê-las atualizadas em tempo real, já que os processos comerciais rodados na ferramenta colocam as informações geradas imediatamente nos recursos de relatórios e dashboards. Junto a isso, temos a exatidão garantida da informação enviada aos recursos de análise de resultados, que não passa por pessoas para registros, cálculos, organização ou cruzamento.

Caso a empresa precise adicionar aos relatórios de vendas números de outros processos ou que são gerados em tecnologias externas, eles não são perdidos e não precisam ser manualmente inseridos. Um dos recursos da automação é a integração com fontes externas, que permite que registros vindos de fora do sistema de vendas sejam igualmente atualizados em tempo real e alocados automaticamente nos relatórios do gestor comercial.

O caminho contrário também pode ser feito: integração que leva os indicadores comerciais ao ERP ou tecnologia diversa utilizada por profissionais de outros departamentos, como o financeiro. É uma forma de os negócios darem escalabilidade, produtividade e precisão a fluxos de trabalho que envolvem setores distintos (por exemplo, emissão de contratos, cobranças e notas fiscais para faturar as vendas efetivadas).

Podemos ainda citar vantagens relacionadas à segurança da informação e ao compartilhamento dela. Com a criação e a personalização de usuários do software, diferentes profissionais podem ter níveis de acesso distintos e a infraestrutura de segurança para proteção a ataques externos é de alto nível, com criptografia, certificados de segurança e demais recursos.

É claro que para ter acesso à tecnologia que automatiza a gestão dos dados de vendas é necessário investir, o que nem sempre ocorre para o uso de planilhas. Porém, esse investimento, por todas as possibilidades que citamos e demais funcionalidades associados ao sistema de vendas, representa retorno em questões como precisão dos dados, aumento de produtividade, maior controle sobre informações e rotinas e até aproveitamento de integrações por outros setores.

Conforme o número de clientes, e o tamanho da equipe, cresce, o uso de planilhas em algum momento se torna inviável, sendo o investimento uma necessidade, mesmo que tardiamente. A boa notícia é que a ferramenta consegue absorver crescimento do volume de dados e rotinas sem exigir mais investimento na mesma proporção.

Uma facilidade da automação para o compartilhamento dos dados é a facilidade com a qual dashboards podem ser personalizados e segmentados para uso de pessoas em diferentes níveis da hierarquia. Os vendedores precisam acompanhar dados ligados à rotina, à operação e aos clientes e prospects, enquanto o gestor comercial tem de analisar o trabalho da equipe e tomar decisões. Já a diretoria tem maior interesse em resumos que apontam resultados e receitas por períodos.

Em planilhas, entregar relatórios com diferentes resumos, para profissionais com interesses e responsabilidades distintas, exige edição deles para cada grupo de leitores. Em um software, basta configurar diferentes níveis de acesso e aplicar funcionalidades de segmentação para entregar automaticamente aos diferentes usuários reportes direcionados às suas necessidades de análise e gestão.

Para finalizar, precisamos falar de responsabilidades gerenciais e de tomada de decisões, que são as principais responsabilidades para as quais os dados de vendas são utilizados. Como abordado, a gestão automatizada ajuda o trabalho do gestor por proporcionar a ele dados atualizados em tempo real, cruzados com demais informações influentes e melhor organizadas para visualização e extração de insights.

E por falar em extração, veja como extrair insights e boas decisões dos seus relatórios.