O segredo para ter sucesso na separação de pedidos

Os clientes querem receber seus pedidos dentro dos prazos estabelecidos e de forma correta. Quando isso não acontece, ficam insatisfeitos e podem escolher outro fornecedor. Além disso, existe retrabalho para a separação de pedidos e para o frete, o que representa custos adicionais e desnecessários para a empresa.

Daí a importância de realizar o picking de forma rápida e com exatidão, afastando todos os possíveis problemas e prejuízos financeiros que os erros podem gerar.

Para ajudá-lo com essa importante tarefa, neste conteúdo vamos abordar as práticas de sucesso para separações ágeis e acertadas.

Aplicar automação no processo

A automação do picking evita que todos os registros das separações fiquem em documentos físicos ou planilhas manuais, que podem facilmente conter erros. E esses formatos de registro algumas vezes acabam centralizando o controle dos pedidos em uma ou algumas pessoas, quando o processo idealmente tem de estar centralizado no ERP, com seus dados atualizados automaticamente e à disposição de todos na empresa.

Por exemplo, na automação da separação de pedidos, o negócio pode contar com leitura de códigos de barras ou QR code. Com essa funcionalidade, a cada código lido o item escaneado fica registrado como separado para entrega e assegurado ao cliente em questão, fazendo com que o estoque possa ser atualizado em tempo real e nenhum produto já direcionado a um cliente seja colocado em pedido separado por outro profissional para um comprador diferente.

Outra situação que pode ocorrer é a necessidade de trocar algum produto no meio da separação, seja por solicitação do cliente ou para ajuste da venda pela falta de alguma mercadoria. Em um ambiente de expedição automatizado, essa troca pode ser registrada no sistema de gestão e no de vendas simultaneamente, sendo a informação desse caso compartilhada com os demais e evitando confusão com outros pedidos que podem incluir o mesmo tipo de item envolvido na troca.

Mais um benefício, que aumenta a produtividade e agiliza o picking, é a redução do volume de trabalho a ser feito. Por exemplo, ao invés de fazer a leitura de um mesmo item várias vezes para a composição do seu lote, a automação permite que a leitura seja feita somente uma vez e a ela seja associada, por digitação, a quantidade desse item que será separada para o cliente. Se um supermercado compra 100 engradados de uma bebida da distribuidora, esta última precisa ler apenas um código de um dos engradados e depois digitar que a saída é de 100 unidades do tipo de item lido.

Utilizar checklist

Um checklist completo de separação de pedidos agrega informações como:

• itens e subtipos;
• quantidades;
• cliente;
• entregador e veículo a ser carregado;
• forma de agrupamento (normalmente, pallets);
• prazo de entrega;
• endereço;
• observações específicas já preenchidas e espaço para novas anotações.

Ele é importante para que nada seja esquecido e também para que problemas sejam registrados e resolvidos, como a falta de um subtipo de mercadoria identificada no momento da realização do picking.

Com a automação do processo, o checklist também pode ser automatizado e integrado a outras ferramentas que fazem parte da logística.

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Definir um método de separação de pedidos

Existem diferentes métodos para o processo porque cada empresa tem as próprias necessidades, assim como diferentes características em relação a volume de vendas, prazos para as entregas e demais pontos dos negócios realizados.

Então, a seguir vamos abordar os principais métodos para indústrias e distribuidoras e destacar em quais cenários um ou outro é o mais adequado para o picking.

Separação por pedido ou discreta

O termo “discreto” também é usado, mas “por pedido” é o que mais ilustra como funciona esse formato de picking, pois nele cada novo pedido é separado individualmente por um profissional ou uma equipe. Por isso, dependendo da quantidade de profissionais disponíveis na logística e da frequência das vendas, pode ocorrer de alguns pedidos ficarem parados à espera da finalização dos anteriores.

O principal ponto positivo desse método de separação de pedidos é a grande atenção dada a cada um deles, motivos pelos quais é adequado principalmente para empresas que realizam vendas com grande quantidade de itens, alto valor financeiro e detalhes que demandam atenção redobrada.

Separação por zona

Aqui temos uma organização compatível com indústrias e distribuidoras que possuem grandes setores de armazenamento de estoque, ou mesmo trabalham com centros de distribuição. Nela, a área de estocagem é separada por zonas e um profissional ou uma equipe se responsabiliza pelas separações dos itens de cada zona.

Quando uma venda é fechada, o comercial notifica todas as zonas nas quais os itens vendidos estão localizados. Depois, os profissionais ou equipes separam os produtos destacados em suas zonas e os colocam para expedição conforme as instruções recebidas. No fim, as separações individualizadas se encontram na área de agrupamento do pedido único ao qual pertencem.

Separação em lotes

É uma técnica muito eficiente, mas apenas quando a empresa não lida com variedade muito grande de mercadorias a serem despachadas. Nesse modelo, determinado número de pedidos é acumulado e, quando esse lote é alcançado, a logística inicia o picking de todos os itens registrados nele.

A razão de ser um tipo de separação de pedidos apenas para negócios com pouca variedade de itens é a possibilidade de diversos pedidos terem o picking finalizado ao mesmo tempo rapidamente, o que seria demorado de fazer se cada venda envolvesse muitos itens diferentes.

Diante dos conceitos e da maneira de colocar em prática esses métodos, o que deve ser feito é um mapeamento da expedição, observando as características que citamos e percebendo como elas se encaixam em cada um dos formatos de picking.

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