Por que você deve contar com dados comerciais no seu ERP

Além de ser o centro de comando de processos e setores, o sistema de gestão, no que se refere à informação, precisa ser o espelho de um negócio. Portanto, indicadores importantes não podem ser isolados da ferramenta e precisam se relacionar com os demais números espelhados dentro dela.

O que citamos acima é apenas um dos motivos pelos quais sua empresa deve contar com dados comerciais no ERP. Outras cinco razões, mais detalhadas e com exemplos práticos, vamos abordar a seguir para que você não tenha dúvidas que essa integração é importante e faz falta quando não existe.

Melhoria da comunicação entre setores

A integração das informações de vendas ao sistema de gestão não serve apenas aos profissionais do comercial, pois os negócios feitos movimentam diversas rotinas de outras áreas. Então, as equipes dessas áreas precisam se comunicar e estar a par do fluxo de saída de produtos para o dia, a semana e até em prazo mais distante, além de acompanhar as ocorrências financeiras e de outras naturezas que as vendas geram.

Os números principais com os quais a logística trabalha, por exemplo, são os níveis de estoque, suas variações e os pedidos realizados que têm de ser separados. Porém, ao ter acesso aos dados comerciais no ERP, a logística consegue ser mais precisa e inclusive se adiantar a movimentações de saída, evitando que os níveis se desregulem em algum momento.

O mesmo vale para a gestão de compras de suprimentos e mercadorias, que pode alinhar suas reposições à demanda de curto prazo, melhorando a organização e evitando desperdícios.

Quanto ao backoffice, a agilidade em receber registros de vendas permite aos profissionais do departamento serem mais rápidos na conclusão das tarefas administrativas comerciais necessárias à finalização dos negócios, ao faturamento, à entrega dos produtos vendidos e demais ações pós-fechamentos.

Qualificação da gestão comercial

Alocar vendedores, designar contas, montar estratégias e tratar de outras responsabilidades gerenciais depende de histórico de informações, além daquelas que as próprias rotinas geram e até indicadores preditivos. Daí a importância de contar com relatórios e dashboards abrangentes, gerados e organizados com inteligência e que relacionam seus números com as demais do sistema de gestão.

O volume de dados comerciais no ERP, aliados a filtros aplicados para a exibição deles, faz com que o gestor comercial seja mais preciso no seu planejamento, utilizando os relatórios como bases confiáveis e sólidas para tomar as suas decisões. Alguns insights que podem ser obtidos são:

• desempenho por regiões de clientes;
• conversões obtidas pelos vendedores em relação aos perfis de clientes com os quais trabalham;
• oportunidades de redução do tempo do ciclo de vendas;
• melhores fontes de receita e de vendas recorrentes;
• políticas comerciais que mais funcionam;
• impactos de mudanças aplicadas no processo;
• gargalos a serem corrigidos;
• custos das vendas e pontos passíveis de redução;
• em vendas omnichanel, melhor análise de cada canal para aperfeiçoamento e testes.

Produção mais ágil de relatórios

Os reportes são produtos de coleta, análise e organização de dados, tarefas dificultadas quando não há centralização e/ou integração das informações. Ou seja, se os KPIs do setor de vendas são obtidos em ferramenta externa à de gestão e sem integração entre as fontes, há necessidade de extração dos números, realização de cálculos e de relacionamento com outros indicadores e criação de relatórios, tudo manualmente.

A partir de uma gestão unificada e integrada dos dados, etapas adicionais de trabalho manual são dispensadas, como todas as leituras geradas sendo registradas e organizadas nos dashboards em tempo real, timing no qual também ocorre o cruzamento dos fatos de diferentes naturezas e vindos de fontes distintas.

Por exemplo, assim que um pedido é feito pelo cliente e efetivado pelo vendedor, que pode estar em atendimento presencial fora da empresa, as informações desse negócio já ficam disponíveis para os profissionais de backoffice e logística tomarem as providências necessárias para sua finalização. Ao mesmo tempo, os números dessa venda já entram nos reportes que o gestor comercial utiliza para visualizar resultados e desempenho dos profissionais.

Obtenção de informação mais confiável

O que dá confiabilidade para dados são veracidade e exatidão. São características postas em risco quando registros e organização dos indicadores dependem de manuseio humano, que é propenso ao cometimento de erros, propensão que aumenta conforme o volume de lançamentos com as quais uma pessoa deve lidar.

Logo, se a extração e a alocação dos números são automatizadas, a confiabilidade dos relatórios obtidos é maior, dando segurança e tranquilidade a gestores e diretores que precisam utilizá-los para desenvolver estratégias e tomar decisões.

Ganho de produtividade e estratégico

Dados comerciais no ERP de maneira automatizada elevam a produtividade de diferentes profissionais:

• equipes que dão suporte às vendas, como a do administrativo, não precisam esperar pelo recebimento de informações ou ir buscá-las com pessoas de outras áreas;
• diretores e gestores podem utilizar relatórios em suas funções de comando e gestão sem perder tempo revisando e conferindo os números, que são confiáveis;
• vendedores não precisam separar tempo para registrar os dados de seus negócios, já que a coleta deles é automática.

Com menos carga de tarefas, os times se tornam mais produtivos e, inclusive, ganham em termos estratégicos. É o caso do gestor de vendas, que pode concentrar mais esforços em seu planejamento comercial. Ou dos vendedores, que conseguem dentro do mesmo expediente dar atenção a mais negócios e contas (ganho adicional de competitividade) porque não perdem horas preenchendo, calculando e revisando planilhas manuais.

Como sabemos, equipes mais produtivas geram mais retorno sobre os valores que a empresa investe em infraestrutura de pessoal por realizarem mais trabalho de valor estratégico em menos tempo. No caso das vendas, isso se percebe por aumento de receita por período/vendedor ou pela redução no custo de aquisição de clientes.

Importante observar que para ter os ganhos citados no texto, como de produtividade e estratégico, é preciso que se valorize e pratique a cultura de indicadores no departamento de vendas, em uma variação do conceito de gestão empresarial orientada por dados, cujo resultado são ações de efeito prático geradas por coleta e análise de informações.

Saiba como orientar a gestão de vendas por indicadores utilizando os dados comerciais integrados ao ERP.