Como criar o seu dashboard de vendas

Há dezenas de indicadores que podem ser acompanhados para analisar um processo comercial e avaliar o desempenho da equipe, mas eles precisam ser otimizados para visualização do gestor comercial, que precisa fazer uso prático deles. Daí a importância do dashboard de vendas, ferramenta que serve para exibir as informações da melhor forma possível, incluindo cruzamento entre fatores avaliados por diferentes KPIs, mas que se relacionam dentro do processo e nos resultados.

Mesmo que você conte com bons indicadores, tenha definido os números corretos para acompanhar, e os mantenha atualizados, pode perder insights se tiver dificuldades na visualização e no cruzamento deles.

Então, aproveite este texto para entender como montar um painel de dados que ajudará a sua gestão de vendas.

Contar com bons indicadores

Na introdução citamos KPIs bons e corretos, mas o que se considera números com tais virtudes? Indicadores úteis, em resumo, são aqueles que ilustram pontos importantes sobre os resultados e/ou os processos do setor e ajudam o responsável a planejar e executar ações, servindo de base para a tomada de decisão.

Algo que pode ser medido mas não tem as características acima não pode ser considerado um bom indicador, motivo pelo qual não precisa ser colocado em seu dashboard de vendas. Além de não ajudar nas funções que o painel tem, um KPI ser as virtudes mencionadas ainda atrapalha o gestor, pois ocupa espaço na exibição e tira atenção que deveria ser dirigida a indicadores relevantes.

Mapear as fontes de dados

As informações a serem compiladas no dashboard podem vir de uma ou mais fontes. Sendo mais de uma, todas eles devem ser elencadas para que nada seja esquecido. Também é nesse momento que se estabelece o formato de importação das informações de suas fontes e a periodicidade de atualização.

O ideal é que tanto a importação quanto a atualização sejam automatizadas, o que inclusive permite aos dados serem atualizados em tempo real e sem necessidade de interferência humana. Adiante, abordaremos mais diretamente as ferramentas que você pode utilizar para seu painel.

Criar diferentes formas de visualização

O dashboard de vendas é uma ferramenta gerencial e de uso frequente do gestor, mas também visualizada por membros da sua equipe e pela diretoria, sendo que as três partes têm diferentes necessidades.

O gerente comercial precisa analisar o desempenho da equipe e as diferentes partes do processo para alocar recursos, fazer mudanças, otimizar ações e excluir etapas ineficientes. Já os vendedores atentam mais a indicadores de leads e conversões, relacionados diretamente a suas tarefas e metas. E a diretoria necessita de demonstrações que resumem o desempenho geral e apontem para os resultados empresariais.

Portanto, o ideal é que cada grupo de usuários (equipe, gestores e supervisores e diretores) tenha seu modelo personalizado de exibição das informações.

Uma boa solução para esse quesito é montar diferentes tipos de dashboards e direcioná-los aos usuários adequados, separando os em, por exemplo, painel de desempenho, painel de conversão das etapas do funil, painel de análise de atividades e painel de resultados.

Ser minimalista

Já falamos sobre limitar os indicadores elencados aos estritamente necessários, mas existem outros fatores que podem desviar a atenção dos pontos realmente importantes, como excesso de cores, muitos apontamentos e detalhes desnecessários.

Solicitar feedback à equipe

Normalmente, é papel do gestor comercial montar o dashboard e depois distribuir aos demais interessados. Porém, antes de dar o status finalizado à tarefa, é interessante compartilhar o painel e suas variações com profissionais da equipe e solicitar o feedback deles. Como estão no dia a dia da operação comercial, podem dar dicas valiosas e fazer observações para que a ferramenta seja melhorada nos diferentes níveis de uso.

Ferramentas para montar o dashboard de vendas

Sistema de automação e força de vendas

Além de contar com recursos próprios para coleta e análise de KPIs, como funcionalidades de relatórios, dashboards e de módulo de indicadores, o software de vendas ainda centraliza e padroniza em si o processo comercial, todos os envolvidos, o funil de vendas e suas várias rotinas. Assim, os recursos mais utilizados no desenvolvimento dos negócios enviam instantaneamente às funções de dados os números relacionados às vendas e ao trabalho da equipe.

Nesse caso, basta personalizar o dashboard de vendas da própria ferramenta, que não precisa ser montado desde o começo, e compartilhá-lo com os diversos usuários. Caso outras ferramentas também façam parte do processo de marketing e vendas, podem ser integradas ao sistema para que ele leve em conta também as informações externas no fornecimento de seus painéis.

Módulo de indicadores integrado

Se a necessidade do seu negócio e do seu setor é apenas relacionada a dados (coleta, organização, exibição, exatidão etc.), é possível contar com um módulo de indicadores de vendas individualmente e integrá-lo a sistemas como comercial, ERP e de marketing que são utilizados para as demais ações do departamento.

Aqui, como citado acima, novamente promove-se centralização e padronização dos dados, com montagem facilitada dos relatórios e rápido compartilhamento para as partes interessadas em diferentes níveis de hierarquia.

Soluções manuais

A solução manual mais conhecida é o Excel, que exige que os dados sejam inseridos manualmente, cálculos sejam feitos, atualizações sejam lembradas e, muitas vezes, fórmulas complicadas sejam aplicadas.

Além de a solução ser pouco produtiva, pois exige trabalho humano frequente e nada ocorre em tempo real e de maneira automatizada, existe o risco associado à exatidão das informações. As chances são grandes de erros serem cometidos quando pessoas lidam manualmente com números, principalmente se eles aparecem em grande volume.

Agora que ajudamos você a montar um bom dashboard de vendas, veja 10 indicadores que podem ser adicionados ao seu painel e como definir e monitorá-los.