Problemas nas entregas de pedidos com causas nos estoques: um desafio para as empresas
Por
Augusto Aiquel, professor e consultor
TCR Consultoria em Logística
Pedi ao amigo Augusto para escrever e nos ensinar sobre as dificuldades de atendimento de pedidos da perspectiva do estoque. Ele prontamente me ajudou e aproveitem o texto abaixo:
“Problemas nas entregas de pedidos com causas nos estoques: um desafio para as empresas.
A realização dos compromissos de entrega, que poderíamos chamar de nível de serviço, é uma parte importante para a geração de resultados em uma empresa. Da mesma forma, as empresas não podem descuidar nos custos das operações. Em resumo não atender bem os pedidos dos clientes pode representar a perda significativa.
As entregas dos pedidos dependem de diversos fatores. Podemos apontar pelo menos três aspectos o que tem impacto na realização das entregas: os processos bem definidos, as equipes
preparadas e engajadas e o bom uso da tecnologia da informação e infraestrutura disponível.
A fim de verificar o seu desempenho, uma organização precisa manter algum tipo de indicador. Medir os erros ocorridos nas entregas e atuar sobre suas causas é um caminho a ser seguido, visando a garantia da realização das entregas nos padrões desejados pelos clientes. Qual o percentual de erros aceitável? Esta resposta dependerá de cada empresa e seu negócio. De qualquer forma, medir faz parte do processo para melhoria contínua. Se o índice de problemas é superior as práticas de mercado, mais um motivo para cuidados.
Indicar as causas dos problemas como regras gerais pode não ser muito adequado, cada empresa precisa analisar o seu cenário e elaborar um diagnóstico preciso dos motivos relacionados com as entregas que não foram bem-sucedidas.
Para contribuir com o entendimento do problema, abaixo, são apresentadas algumas considerações sobre causas relacionadas como não atendimento de pedidos decorrentes dos estoques.
As quebras nos pedidos podem ter origem nos processos internos dos armazéns ou nas relações externas, com outros profissionais envolvidos e outros processos. Nos processos internos, podemos destacar a importância da confiabilidade das informações sobre estoques. Sim, o leitor pode já ter pensado, os inventários. A empresa pode encontrar soluções para erros nos estoques com a medição da acurácia, a manutenção de um programa de inventários adaptado para as características da organização e a elaboração de planos de melhorias para solucionar as causas dos erros.
As operações, sejam tradicionais ou online, com o crescimento do e-commerce, dependem de informações que estão baseadas na parte da operação que ocorre offline. Uma operação de distribuição, que tenha algum tipo de armazém, precisa ter processos definidos para garantir confiabilidade. Considerar uma informação sobre estoques em uma operação de e-commerce e não conseguir ter garantias sobre os saldos dos estoques pode ter efeitos não desejados no atendimento de pedidos. Em alguns casos, a alternativa é uma proteção com estoques bloqueados, em níveis suficientes para garantir a operação, mas nem sempre é uma ação possível.
Ainda sobre os pedidos que tem origem em operações de e-commerce, uma atenção precisa ser dada ao processo de integração entre plataformas. O software da operação física pode não estar no mesmo tempo da operação online. Em resumo, um pedido pode entrar e o saldo já ter sido utilizado para o atendimento de outro ou outros clientes. Este tipo de problema deve ser tratado, em um primeiro nível, nas definições das regras de negócios para a operação.
O abastecimento das mercadorias também é um ponto que precisa de atenção. Em especial, nos tempos de pandemia, com mercados em turbulência e com faltas de produtos. Os departamentos de compras precisam de ações fortes e com controles regulares, de forma a rastrear as entregas de fornecedores e providenciar os ajustes necessários. Nos sistemas de controle de estoques, o tempo de reposição é uma variável que tem impacto nos cálculos, assim como a previsão de demanda.
O desafio é a manutenção do fluxo de informações atualizado, desde a gestão das compras, acompanhamento de fornecedores, com realização de ajustes necessários para fazer frente a possíveis atrasos de entregas, até a armazenagem, distribuição e entrega nas mãos do cliente.
A existência de diferentes canais de vendas, a convivência de vendas externas e internas, integrados a um mesmo sistema físico de armazéns e distribuição, faz com que seja necessário estabelecer regras de negócios claras e que sejam voltadas para a realização das tarefas de forma simultânea.
Os problemas nas entregas de pedidos com causas nos estoques são um desafio para as empresas. O entendimento sobre as suas causas e a definição de planos de ações para obter melhorias são práticas adequadas e que podem produzir bom resultado. Os efeitos precisam ser medidos, para uma avaliação correta. A definição de níveis aceitáveis de problemas dependerá de cada empresa e poderá ser tratado no nível estratégico.”
Muito obrigado Augusto!!
